Nachdem Sie hoffentlich viele Bewerber von Ihren Qualitäten als attraktiver Arbeitgeber überzeugt haben und sich aus einer Vielzahl von Bewerbern den passenden herausgesucht haben, beginnt ein ausgesprochen wichtiger Abschnitt: die Einarbeitung oder neudeutsch ‘Onboarding’. Hierbei geht es darum, den neuen Mitarbeiter möglichst schnell in seine Aufgaben einzuarbeiten, mit seinem Arbeitsumfeld vertraut und für das Unternehmen profitabel zu machen.
Das Recruiting war vermutlich schon mit einigen Kosten (Stellenanzeigen, Messen, Recruitingfilm, Karriere-Homepage, etc.) verbunden, diese sind jedoch gering im Vergleich zu einer schlechten Einarbeitung, denn damit kann es für Sie erst richtig teuer werden! Planen Sie also die ersten Tage mit neuen Mitarbeitern detailliert und legen damit den Grundstein, dass diese sich schnell in Ihr Unternehmen einfinden, sich wohlfühlen und mit ihrer Arbeit beginnen können. Mit einem gut geplanten Einarbeitungskonzept / Onboarding gründen Sie die Basis für einen profitablen Mitarbeiter!
Pre-Onboarding
Was Sie im Vorfeld schon tun sollten
Die Einarbeitung sollte nicht erst an dem Tag beginnen, an dem Ihr neuer Mitarbeiter offiziell anfängt. Vielmehr ist eine gute Vorbereitung auf diesen Tag bereits sehr wichtig. Die Situation ist vergleichbar mit dem ersten Schultag. Hier wird auch nicht erst am Tag der Einschulung mit der Arbeit begonnen. Die Vorbereitungen auf diesen besonderen Tag beginnen bereits Wochen zuvor und werden mit allen Beteiligten genauestens geplant. Schulleitung und Lehrer erarbeiten z. B. die Klasseneinteilung und erstellen erste Stundenpläne. Der Hausmeister bereitet die Klassenzimmer vor, damit auch jedes Kind einen Platz hat. Das mag vielleicht albern klingen, ist jedoch genau das Vorgehen, das für eine erfolgreiche Einarbeitung notwendig ist.
In Ihrem Fall wäre dies z. B. die Vorbereitung des Arbeitsplatzes. Im Büro muss die IT den Computer vorbereiten und eine E-Mail-Adresse einrichten, die Kollegen aus dem Marketing müssen Visitenkarten drucken lassen. Falls eine spezielle Arbeitskleidung notwendig ist, sollte die am ersten Tag in der passenden Größe parat liegen. Denken Sie darüber nach, was Ihr neuer Mitarbeiter für seine Tätigkeit benötigt und was Sie dazu vorbereiten können.
Was Ihr neuer Mitarbeiter schon tun kann
Nicht nur Sie sollten sich für den ersten Tag vorbereiten, auch Ihr neuer Mitarbeiter kann das schon tun. Überlegen Sie, welche Informationen Sie ihm bereits im Vorfeld zur Verfügung stellen können (Kataloge, Preislisten, Prozessbeschreibungen, E-Learnings, etc.). Ihr neuer Mitarbeiter wird sich sicher freuen, dass er sich bereits etwas mehr vorbereiten kann und nicht mehr ganz unwissend beginnt – denn jeder, der schon einmal in so einer Situation war, kennt sicher das Gefühl, sich erst einmal etwas ‘dumm’ vorzukommen.
Eine kleine Fangfrage sei Ihnen jedoch erlaubt: Fragen Sie am Tag der Einarbeitung nach den Informationen, ob diese schon gelesen/angesehen wurden. Falls nicht, kann das ein Zeichen für mangelnde Motivation sein. Sofern es gut ausgewählte und sinnvolle Informationen in einem vertretbarem Umfang waren, sollte jeder neue Mitarbeiter die Zeit finden, sich damit schon einmal auseinanderzusetzen.
Tipp: Besonders, wenn Sie ein starkes Wachstum oder eine höhere Fluktuation haben und immer wieder die gleichen Arbeitsabläufe erklären müssen, sollten Sie einmal darüber nachdenken, diese in Form eines Einarbeitungsfilms festzuhalten. Sie schaffen damit nicht nur eine standardisierte und planbare Einarbeitung, sondern entlasten insbesondere Ihre vorhandenen Mitarbeiter, die ihre wertvolle Zeit damit verbringen, immer wieder dieselben Dinge zu erklären.
Onboarding
Der erste Tag
Wie oben bereits beschrieben, sollten Sie den ersten Tag ganz genau planen und am besten eine Art ‘Stundenplan’ aufstellen. ‘Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance’ – das gilt auch bei der Einarbeitung. Machen Sie z. B. zunächst einen Rundgang durch das Unternehmen, stellen Sie Kollegen vor und übergeben Sie den Arbeitsplatz. Zeigen Sie, dass Ihnen der neue Mitarbeiter wichtig ist und Sie (stets) gut vorbereitet sind. Denn das erwarten Sie schließlich auch von Ihren Mitarbeitern. Vielleicht gibt es neben der Führungskraft noch einen Kollegen, der eine Art Vertrauensperson darstellt und auch das erklärt, was nicht in den offiziellen Prozessbeschreibungen steht. Beispielweise über den passenden Dresscode oder gewünschte Verhaltensweisen. Aber Vorsicht: Dieser Kollege muss gut ausgewählt sein! Wenn Sie hier jemanden haben, der selbst nicht performt oder schlechte Stimmung macht, wird Ihr neuer Mitarbeiter mit großer Wahrscheinlichkeit diese Verhaltensweisen übernehmen.
Überlassen Sie also am ersten Tag nichts dem Zufall, denn häufig wird unbewusst bereits am ersten Tag entschieden, ob der neue Job der richtige ist oder nicht. Ihr neuer Mitarbeiter muss am Abend motiviert und mit dem guten Gefühl nach Hause gehen, dass er die richtige Entscheidung – nämlich für Ihr Unternehmen zu arbeiten – getroffen hat.
Die ersten drei Monate
Die ersten Monate der Einarbeit sollten Sie ebenfalls penibel vorbereiten. Ihr neuer Mitarbeiter muss in dieser Zeit seine neuen Aufgaben verstehen und umsetzen lernen. Verabreden Sie dazu mit ihm Zwischenziele, damit Sie beide wissen, ob Sie im Plan liegen. Vermeiden Sie Misserfolge und motivieren und fordern Sie gleichermaßen. Stellen Sie einen Plan auf, was Ihr neuer Mitarbeiter bis wann gelernt, gemacht und getan haben soll.
Insbesondere sind diese drei Ziele zu verfolgen:
1. Fachliche Qualifizierung
Der neue Mitarbeiter soll möglichst schnell profitabel werden, also seine Aufgaben bewerkstelligen können. Zudem soll er verstehen, welche Ziele und Visionen Ihr Unternehmen verfolgt und was es im Vergleich zur Konkurrenz besser macht (“USP”).
2. Eingliederung ins Team
Der neue Mitarbeiter soll sich ins Team einfinden und sich wohl fühlen.
3. Emotionale Bindung
Der neue Mitarbeiter soll sich in seiner Entscheidung für Ihr Unternehmen bestätigt fühlen. Hierzu müssen seine Erwartungen an Sie als Arbeitgeber mindestens erfüllt sein.
Darüber hinaus gibt es für Sie noch ein sehr wichtiges viertes Ziel: Sie müssen nach den drei Monaten prüfen, ob Ihr neuer Mitarbeiter das Potenzial hat, seine Aufgaben zu bewerkstelligen. Ziehen Sie daher ein Zwischenfazit. Ist Ihr neuer Mitarbeiter im Plan? Wie ist die Performance? Wie die Motivation? Ab wann wird er profitabel arbeiten können? Wenn Sie zufrieden sind und auch Ihr Mitarbeiter zufrieden mit dem Ergebnis ist, dann nutzen Sie die nächsten drei Monate zur weiteren Steigerung. Falls Sie hier jedoch noch kein zufriedenstellendes Ergebnis haben, bleiben Ihnen noch weitere drei Monate (bei der typischen Probezeit von sechs Monaten), um das Ergebnis zu verbessern. Die drei Monate sind daher auch bewusst als ‘Halbzeit’ gewählt. Gerade wenn das Ergebnis noch nicht optimal ist, müssen Sie die folgenden drei Monate nochmal besonders gut planen, um die noch vorhandenen Schwachstellen auszubessern.
Schlechte Einarbeitung kann richtig teuer werden
Die ersten Wochen und Monate sind nicht nur eine Bewährungsphase für Ihren neuen Mitarbeiter, sondern auch für Sie! Beide Seiten prüfen einander und wollen herausfinden, ob die Entscheidung für eine Zusammenarbeit die richtige ist. Sie als Arbeitgeber verlangen selbstverständlich eine hohe Motivation und Leistungsbereitschaft von Ihrem neuen Mitarbeiter. Doch umgekehrt werden ebenso hohe Erwartungen an Sie gestellt. Und wenn Sie beim Recruiting nicht authentisch aufgetreten sind, fällt es Ihnen spätestens jetzt auf die Füße. Wenn Ihr neuer Mitarbeiter Sie nach der Probezeit wieder verlässt, weil seine Erwartungen an Sie als neuen Arbeitgeber nicht erfüllt wurden oder Sie es nicht geschafft haben, ihn gut in seine Aufgaben einzuarbeiten und profitabel zu machen, sind viele Monate harte Arbeit vergebens. Und es sind nicht nur die offensichtlichen Kosten, die während des Recruitings für Stellenanzeigen o. ä. angefallen sind. Viel teurer ist die verlorene Produktivität, die auf Grund von Recruiting und Einarbeit in Ihrem Betrieb entstanden ist. Wenn Sie diese Kosten einmal überschlagen, dann wird Ihnen sehr schnell bewusst, welchen Wert eine gute Einarbeit hat und warum es wichtig ist, diese systematisch vorzubereiten.
Hinweis: Wir verwenden auf dieser Seite zur besseren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen die männliche Form. Selbstverständlich ist damit immer auch die weibliche Form mitgemeint.
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